Kit Embauche d’un salarié : les 8 étapes clefs à ne pas manquer

Kit Embauche d’un salarié

TOUS SALARIES (hors catégories ou situations particulières)

1 Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) =
  • Au plus tôt 8 jours avant l’embauche / au plus tard avant le début effectif de la collaboration
  • Accusé de réception transmis par l’URSSAF ou le MSA dans les 5 jours de la réception de la DPAE
  • Copie de la DPAE ou de l’accusé de réception remis au salarié par l’employeur (cette obligation est considérée comme satisfaite si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration)
  • Sanction = infraction de travail dissimulé

2 Visite médicale d’embauche =

  • Elle est obligatoire et engage la responsabilité de l'employeur. Elle doit permettre notamment de s'assurer que le salarié est médicalement apte à son poste de travail.
  • La visite médicale doit être réalisée avant la fin de la période d'essai mais avant l’embauche si la personne embauchée bénéficie d'une surveillance médicale renforcée
  • La DPAE vaut demande, auprès du service de santé au travail dont relève l'employeur, de visite médicale pour le salarié embauché.

3 Registre unique du personnel
  • Inscrire le salarié sur le RUP de façon indélébile
  • Lors de l’embauche et dans l’ordre des embauches
  • Nom, prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, dates d’entrée et de sortie + toutes autres mentions utiles

4 Déclaration des mouvements de main d’œuvre (DMMO) via la DSN (entreprises > 50 salariés)
  • Chaque mois, les entreprises employant au moins 50 salariés doivent effectuer une déclaration des mouvements de main-d'œuvre (DMMO) en indiquant les contrats de travail conclus ou rompus au cours du mois précédent.

5 Contrat de travail
  • Veiller à ce que soient mentionnés les éléments essentiels de la relation contractuelle (éléments essentiels listés par la loi, listés par la convention collective nationale applicable et commandés par l’intérêt de l’entreprise)
  • Différencier éléments contractuels et éléments informatifs

6 Affilier le salarié auprès des institutions de retraite complémentaire / prévoyance / santé

7 Notice d’information sur la protection sociale complémentaire applicable dans l’entreprise

8 Notice d’information sur la participation / l’intéressement / le plan d’épargne d’entreprise

PREMIERE EMBAUCHE

S’immatriculer en tant qu’employeur
  • Demande d’immatriculation à l’URSSAF dans un délai de 8 jours suivant l’ouverture ou l’acquisition d’un entreprise employeur des salariés, ou l’embauche d’un premier salarié
  • Demande effectuée dans le cadre de la DPAE

Faire immatriculer le salarié à la sécurité sociale s’il s’agit de son premier emploi, s’il relevait antérieurement d’un régime étudiant ou s’il ne peut fournir sa carte d’assuré

Demande effectuée dans le cadre de la DPAE

PARTICULARITES

  • CDD : remise du bordereau individuel d’accès à la formation (BIAF)
  • Embauche d’un travailleur étranger : vérification de son titre de séjour
  • Autorisation préalable pour l’emploi des jeunes
  • Autorisation préalable pour l’emploi des enfants dans les professions du spectacle et les agences de mannequins
  • Contrats particuliers : apprentissage, contrat de professionnalisation, …